যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সাফল্যের জন্য একটি দক্ষ এবং প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিম অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এইচআর এডমিন টিম শুধু কর্মী নিয়োগেই সীমাবদ্ধ নয়, বরং অফিস কালচার গড়ে তোলা, কর্মীদের মনোবল বজায় রাখা, সমস্যা সমাধান এবং আধুনিক টুলস ব্যবহার করে কর্মক্ষেত্রকে আরও কার্যকর করা, সবই এই টিমের আওতায় পড়ে। তাই, একটি প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিম গঠনের জন্য কিছু বিশেষ গুণ থাকা জরুরি। প্রতিযোগিতামূলক কর্পোরেট পরিবেশে কেবল কাজের অভিজ্ঞতাই নয়, বরং কিছু বিশেষ গুণ থাকা জরুরি যা একটি এইচআর এডমিন টিমকে সত্যিকার অর্থে প্রফেশনাল করে তোলে।
এই ব্লগে আমরা আলোচনা করবো সেই দশটি গুরুত্বপূর্ণ গুণ, যা প্রত্যেক সফল এইচআর এডমিন টিমের মধ্যে থাকা উচিত। পাশাপাশি আমরা জানবো এইচআর ও এডমিন টিম একসাথে কীভাবে কাজ করে এবং তাদের কাজের পার্থক্য বা মিল কোথায়।
ব্লগে যা থাকছে-
এডমিন ও এইচআর টিম কি একসাথে কাজ করে?
সোজা উত্তর হলো- হ্যাঁ, বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানে এডমিন ও এইচআর টিম একসাথে কাজ করে। যদিও তাদের কাজের ধরন কিছুটা আলাদা, তবে বেশিরভাগ জায়গায় তাদের কাজের সীমারেখা একে অপরের সাথে মিলে যায় বা ওভারল্যাপ করে। যেমন-
- এইচআর নিয়োগ প্রক্রিয়া চালায়, আর এডমিন নতুন কর্মীর অফিস সংক্রান্ত বিষয়গুলো দেখে।
- এইচআর কর্মীর ছুটির অনুমোদন দেয়, এডমিন রেকর্ড রাখে।
- এইচআর ট্রেনিং ম্যানেজ করে, এডমিন প্রয়োজনীয় যোগাযোগ ও ব্যবস্থাপনা করে।
তাই বলা যেতে পারে, এডমিন ও এইচআর টিম একে অপরের পরিপূরক। কাজের জন্য দুটি টিমের মধ্যে সমন্বয় থাকা জরুরি। তবে দুটি সেক্টরের কাজের ধরন অনেকাংশে এমন-
- এইচআর টিমের দায়িত্ব: কর্মী নিয়োগ, প্রশিক্ষণ, কর্মীদের মূল্যায়ন, পলিসি ডেভেলপমেন্ট এবং কর্মীদের সন্তুষ্টি রক্ষা।
- এডমিন টিমের দায়িত্ব: অফিস ব্যবস্থাপনা, ইনভেন্টরি, সিকিউরিটি, ফ্যাসিলিটি ম্যানেজমেন্ট এবং দৈনন্দিন প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনা।
প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিমের যে দশটি গুণ থাকা চাই!
একটি প্রতিষ্ঠানের সফলতা অনেকাংশে নির্ভর করে এইচআর এডমিন টিম -এর দক্ষতার উপর। এই ১০টি গুণ যদি এই টিমের সদস্যদের মধ্যে থাকে, তাহলে প্রতিষ্ঠানের কর্মপরিবেশ ও উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি পাবে। এইচআর এডমিন টুলস ও এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে তারা আরও প্রোডাক্টিভভাবে কাজ করতে পারে।
১. যোগাযোগ দক্ষতা (Communication Skill)
প্রতিটি এইচআর এডমিন টিম মেম্বারদের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ গুণ হলো সুস্পষ্ট ও কার্যকর যোগাযোগ করার ক্ষমতা। কর্মীদের অভিযোগ, প্রশ্ন ও সমস্যা ভালোভাবে শুনে সঠিক সমাধান দেয়া একটি দক্ষ টিমের কাজ। আর এর মাধ্যমেই প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা ও কর্মী সংগঠনের দক্ষতা অর্জিত হয়।
প্রতিদিন অসংখ্য দায়িত্ব সামলাতে হয় এইচআর ও এডমিন টিমকে। সময়ানুবর্তিতা ও কার্যকরী যোগাযোগ দক্ষতার মাধ্যমে অফিস কার্যক্রম সংগঠিতভাবে পরিচালনা করতে পারাটা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
২. আধুনিক প্রযুক্তি ব্যবহারে দক্ষতা
এইচআর এডমিন টিমকে অবশ্যই এইচআর এডমিন টুলস এবং এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার সম্পর্কে সচেতন হতে হবে। সফটওয়্যার ব্যবহার করে ছুটি মঞ্জুর, কর্মীদের তথ্য সংরক্ষণ এবং রিপোর্ট জেনারেশন করতে পারার দক্ষতা খুবই সাধারণ ব্যাপার! এইচআর এডমিন টুলস ছাড়া সফল এইচআর এডমিন টিম কল্পনাই করা যায় না। তারা যদি আধুনিক টুলস ব্যবহার করতে না জানে, তবে প্রতিষ্ঠান নিশ্চিতভাবেই পিছিয়ে পড়বে।
৩. সমস্যা সমাধান ও সিদ্ধান্ত নেয়ার ক্ষমতা
এইচআর এডমিন টিমকে প্রতিদিন বিভিন্ন জটিল সমস্যার সম্মুখীন হতে হয়। দ্রুততম সময়ের মধ্যে কার্যকর সিদ্ধান্ত নিতে পারা একটি চমৎকার গুণ হিসেবে বিবেচিত হয়। তাই এইচআর এডমিন টিমের সদস্যদের দ্রুত এবং কার্যকরভাবে সমস্যা শনাক্ত করে তার সমাধান দিতে জানতে হবে। এতে করে অফিসে পজিটিভ কাজের পরিবেশ বজায় থাকে।
৪. নিরপেক্ষতা ও গোপনীয়তা বজায় রাখা
কর্মীদের তথ্য সংরক্ষণ, অভিযোগ গ্রহণ এবং মূল্যায়নের ক্ষেত্রে নিরপেক্ষ থাকা এবং তথ্যের গোপনীয়তা বজায় রাখা প্রফেশনাল টিমের অন্যতম প্রধান বৈশিষ্ট্য। এইচআর এডমিন টিমের সদস্যরা কর্মীদের ব্যক্তিগত তথ্য ও অফিসের স্পর্শকাতর বিষয় সম্পর্কে সচেতন থাকেন। অবশ্যই তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষা করতে হবে।
৫. লিডারশিপ ও দল পরিচালনার গুণ
এইচআর এডমিন টিমকে প্রায়শই ছোট-বড় দলের নেতৃত্ব দিতে হয়। তাই নেতৃত্ব দিতে পারার ক্ষমতা এবং অন্যদের অনুপ্রাণিত করার গুণ থাকা প্রয়োজন। একটি প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিম কেবল নিয়ম মেনে চলে না, বরং পুরো প্রতিষ্ঠানের উন্নয়নের জন্য কর্মীদের উৎসাহিত করে। কখনও কখনও নিজেরাই উদাহরণ স্থাপন করেন। যেমন- শীতকালীন পিকনিক তো প্রতি বছর হয়। কোন টিম লিডার যদি বাৎসরিক ট্যুরের আয়োজন করেন বা এমপ্লয়ি অব দ্য মান্থ ঘোষণা করেন তাহলে টিম প্রচুর উৎসাহ পেতে পারে।
৬. আইনি ও নীতিগত জ্ঞান
শ্রম আইন, কর্মী অধিকার এবং কোম্পানির নীতিমালার বিষয়ে জ্ঞান থাকা একটি প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিম এর জন্য অপরিহার্য গুণ। একজন দক্ষ এইচআর এডমিন টিম মেম্বারকে করনীতি ও অন্যান্য প্রাসঙ্গিক নিয়ম-কানুন সম্পর্কে অবগত থাকতে হবে, যাতে প্রতিষ্ঠান কোন অনাকাঙ্ক্ষিত ঝুঁকিতে না পড়ে।
৭. ডেটা বিশ্লেষণ ও রিপোর্টিং দক্ষতা
এইচআর এডমিন টুলস ব্যবহারের মাধ্যমে কর্মীদের পারফরম্যান্স রিপোর্ট, উপস্থিতির রেকর্ড এবং অন্যান্য পরিসংখ্যান বিশ্লেষণ করার সক্ষমতা থাকা চাই। এইচআর রিপোর্টিং এখন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি টিম যদি ডেটা বিশ্লেষণ করে বোঝাতে পারে কী কী উন্নয়ন করা দরকার, তবে ম্যানেজমেন্ট সহজেই সিদ্ধান্ত নিতে পারে।
৮. উদ্ভাবনী চিন্তাভাবনা ও খাপ খাওয়ানো ক্ষমতা
প্রতিনিয়ত পরিবর্তনশীল কর্মপরিবেশে নিজেকে খাপ খাইয়ে নিতে জানাটা অত্যন্ত জরুরি। একজন দক্ষ ও প্রফেশনাল এডমিন অফিসার মানেই উদ্ভাবনী আইডিয়া দিয়ে কাজ সহজ করার ক্ষমতা থাকতে হবে।
৯. কাস্টমার সার্ভিসে ইতিবাচক মনোভাব
এইচআর এডমিন টিমকে প্রায়শই কর্মীদের সমস্যার সমাধান দিতে হয়। তাদের সেবামূলক মনোভাব ও সহানুভূতিশীল আচরণ খুবই প্রয়োজনীয় গুণ। ক্লায়েন্ট ও কর্মীদের মন জয় করাটা এই পেশায় জরুরি। এইচআর এডমিন টিমকে কর্মীদের ব্যক্তিগত ও পেশাগত সমস্যাগুলো বুঝতে হবে এবং সহানুভূতির সাথে সমাধান করতে হবে। এটি কর্মীদের আত্মবিশ্বাস বাড়ায়।
১০. কর্মীদের উন্নয়নের পরিকল্পনা করা
কেবল নিয়োগ নয়, বরং কর্মীদের প্রশিক্ষণ, মূল্যায়ন এবং ক্যারিয়ার গ্রোথের পথ নির্ধারণ করা একটি প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিমের অন্যতম প্রধান দায়িত্ব। এটা দিনশেষে আপনার ব্যক্তি ইমেজ নির্ধারণ করবে।
একটি প্রফেশনাল এইচআর এডমিন টিম গঠন করতে হলে কেবল অভিজ্ঞতা নয়, বরং নির্দিষ্ট কিছু গুণ থাকা জরুরি। দক্ষ টিম এবং সঠিক প্রযুক্তি, এই দুইয়ের সমন্বয়েই প্রতিষ্ঠানের দীর্ঘমেয়াদী সফলতা নিশ্চিত হয়। এই ধরনের কাজের জন্য বাংলাদেশে হাজিরা একটি কার্যকর এইচআর এডমিন টুলস হিসেবে পরিচিত। এর মাধ্যমে একটি টিম সহজেই প্রতিদিনের কাজের শিফট ভাগ করে কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারে।
আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সহজ ও সাশ্রয়ী সমাধান- হাজিরা
হাজিরা দেশের সবচেয়ে সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলোর একটি। একটি অ্যাপ থেকেই আপনি পেতে পারেন কর্মী ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন সাপোর্ট। যেমন-
- দৈনিক হাজিরা
- কর্মী তথ্যভাণ্ডার
- কাজের শিফট প্লানিং
- রিপোর্ট
- পে-রোল ম্যানেজমেন্ট
- ডিজিটাল চুক্তিপত্র
- ডকুমেন্ট ভল্ট
- কাস্টম সেটিংস
- ফ্রি কাস্টমার সাপোর্ট
কেনো সাশ্রয়ী অ্যাপ বলছি সেটা জানতে দেখুন- হাজিরা’র বিভিন্ন প্যাকেজ ও মূল্য
সহজ তিনটি ধাপে হাজিরা’তে যাত্রা শুরু করুন!
১ম ধাপ- হাজিরা’তে রেজিস্ট্রেশন বা সাইন আপ করুন:
প্রথমেই কোম্পানির মালিক হিসেবে রেজিস্ট্রেশন করে হাজিরা’য় আপনার জার্নি শুরু করুন। রেজিস্ট্রেশনের পরেই আপনার ইনবক্সে একটি ভেরিফিকেশন মেইল যাবে, এটি দিয়ে আপনার ই-মেইলটি ভেরিফাই করতে হবে।
(ভেরিফিকেশন মেইলটি আপনার ইনবক্সে না পাওয়া গেলে অনুগ্রহ করে স্প্যাম ফোল্ডারে চেক করুন।)
২য় ধাপ- আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন:
ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হলে লগইন করুন। এবার আপনার কোম্পানি বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য দিয়ে হাজিরা’য় আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন।
৩য় ধাপ- হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন:
এরপর আপনি হাজিরা’র ড্যাশবোর্ডটি দেখতে পাবেন। হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন সহজে এবং সাশ্রয়ী দামে! হাজিরা’র ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন, দুটোই আছে।
ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন: আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কাজগুলো সম্পাদন করার জন্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে হবে।
হাজিরা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন
মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন: হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ আপনার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজগুলো পরিচালনা করা আরও সহজ করবে। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করতে ডাউনলোড করুন হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ-
হাজিরা অ্যাপের সকল কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ডেমো ভিডিও দেখুন-
Demo of Hazira- Employee Management Application
৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল!
হাজিরা’য় আপনি চাইলেই প্রথম ৩০ দিন ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। তারপর প্রয়োজন মতো আপনার ব্যবসার জন্য প্যাকেজ নিয়ে ব্যবসায় সফলতা অর্জন করুন। তাহলে আর দেরি না করে চলে আসুন হাজিরা’য়!
