প্রশাসনিক কর্মকর্তার কাজ সহজ করবেন কীভাবে?

প্রতিষ্ঠানে এডমিন অফিসার বা প্রশাসনিক কর্মকর্তা কারা?

প্রশাসনিক কর্মকর্তা বা অ্যাডমিন হলেন সেই ব্যক্তি যিনি প্রতিষ্ঠানের ভেতরের ও বাহিরের বিভিন্ন কার্যক্রম পরিচালনার দায়িত্বে থাকেন। যেমন- তিনি কর্মীদের ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, সময়মতো অফিস সরঞ্জাম সরবরাহ করা, অফিসের শৃঙ্খলা বজায় রাখা এবং বিভিন্ন প্রশাসনিক নীতি বাস্তবায়ন করার কাজ করেন। 

প্রশাসনিক কর্মকর্তা বা এডমিন অফিসাররা (Administrative Officer) প্রতিষ্ঠানের ব্যাকবোন। তারা অফিসের সার্বিক ব্যবস্থাপনা, ডকুমেন্টেশন, যোগাযোগ, সরঞ্জাম ব্যবস্থাপনা এবং কর্মচারীদের সহায়তা প্রদান করেন। তাদের কাজের মূল লক্ষ্য হলো প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করা এবং অন্যান্য সকল বিভাগকে প্রয়োজনীয় প্রশাসনিক সহায়তা প্রদান করা। তাই অনেক সময় তাদেরকে ‘Administration Officer’ নামেও ডাকা হয়।

একজন অ্যাডমিন অফিসারকে হতে হয় সুসংগঠিত, দায়িত্বশীল এবং সময় ব্যবস্থাপনায় দক্ষ। প্রতিষ্ঠান ছোট হোক বা বড়, প্রশাসনিক কর্মকর্তার দক্ষতা প্রতিষ্ঠানকে স্থিতিশীল রাখতে সাহায্য করে।

প্রশাসনিক কর্মকর্তা বা এডমিন এর কাজ কি?

প্রশাসনিক কর্মকর্তার কাজ কি – এই প্রশ্নের সঠিক উত্তর দিতে গেলে প্রথমে বুঝতে হবে প্রতিষ্ঠানে তার কাজের ক্ষেত্রটি কতটা বিস্তৃত। এডমিন অফিসারের অন্যতম প্রধান কাজগুলো-

১. অফিস ম্যানেজমেন্ট

অফিসের দৈনন্দিন কার্যক্রম সচল রাখা, কর্মীদের উপস্থিতি ও অনুপস্থিতির হিসাব নেয়া এবং প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগে কাজের সমন্বয় তৈরি করা এডমিন অফিসারের প্রধান দায়িত্ব।

২. ডকুমেন্টেশন এবং রেকর্ড সংরক্ষণ

প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র, কর্মীদের তথ্য, রিপোর্ট ইত্যাদি সংরক্ষণ করা এডমিনের অন্যতম প্রধান কাজ।

৩. কর্মী ব্যবস্থাপনা

নতুন কর্মী নিয়োগ, তাদের ওরিয়েন্টেশন এবং কর্মীদের সমস্যা সমাধানেও প্রশাসনিক কর্মকর্তার বড় ভূমিকা থাকে।

৪. প্রতিষ্ঠানের সম্পদ ও সরঞ্জাম ব্যবস্থাপনা

অফিস পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম কিনে আনা, সঠিক সময়ে বিতরণ করা এবং ইনভেন্টরি মেইনটেইন করা প্রশাসনিক কর্মকর্তার দায়িত্ব। পাশাপাশি অফিসের বিভিন্ন বিল, ভাড়া এবং চুক্তি তাদেরকে তদারকি করতে হয়। 

৫. অফিসের নীতিমালা প্রয়োগ ও শৃঙ্খলা রক্ষা

প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত নীতিমালার প্রয়োগ এবং অফিসের শৃঙ্খলা বজায় রাখার জন্য অ্যাডমিন গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখেন। এই কাজে এইচআর টিম তাদের সহায়তা করে থাকেন। যেমন- কোন কর্মীর অনৈতিক কোন কাজের খোঁজ পেলে সেটার জন্য শাস্তির বিধান করা এডমিন অফিসারের দায়িত্ব।

৬. মালিক পক্ষের বিভিন্ন যোগাযোগ সমন্বয়

প্রতিষ্ঠানের ভিতরের এবং বাইরের মালিক বা স্টেকহোল্ডারদের সঙ্গে নিয়মিত যোগাযোগ রাখার দায়িত্বও তার উপর পড়ে।

৭. অফিসের বাজেট ম্যানেজমেন্ট

অফিসের খরচ নিয়ন্ত্রণ ও রিপোর্ট তৈরি করার পাশাপাশি এডমিন টিমকে প্রতিষ্ঠানের বাজেট তৈরি করায় বিশেষ ভূমিকা রাখতে হয়।

এডমিন অফিসারের কাজকে সহজ করার ৭টি টিপস

১. এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করুন

এডমিন অফিসার তার কাজকে সহজ করতে একটি ভালে মানের এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। এই ধরনের সফটওয়্যার যেমন হাজিরা (Hazira) অ্যাপ ব্যবহার করলে কর্মীদের উপস্থিতি, ছুটি, ডকুমেন্ট এবং রিপোর্ট ম্যানেজমেন্ট সহজ হয়।

২. কাজ বা টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টুলস ব্যবহার করুন

ট্রেলো (Trello), আসনা (Asana) বা নোসন (Notion) অ্যাপ ব্যবহার করে দৈনন্দিন কাজগুলোর পরিকল্পনা করুন এবং সে অনুযায়ী সম্পন্ন করুন।

৩. সকল টিমের কমিউনিকেশন চ্যানেল নির্ধারণ করুন

স্ল্যাক (Slack), মাইক্রোসফট টিমস (Microsoft Teams) এর মতো টুল দিয়ে দ্রুত যোগাযোগ করা যায়। এগুলোতে অফিসের প্রতিটি টিমের জন্য আলাদা আলাদা কমিউনিকেশন চ্যানেল খোলা যায়। ধরুন, মার্কেটিং টিমের জন্য একটি চ্যানেল, ব্র্যান্ডিং টিমের জন্য একটি চ্যানেল খুললেন। এখানে টিমভিত্তিক কাজের আলোচনা হবে। 

৪. ফাইল ও ডকুমেন্ট ক্লাউডে সংরক্ষণ করুন

গুগল ড্রাইভ (Google Drive) বা ড্রপবক্স (Dropbox) ব্যবহার করে গুরুত্বপূর্ণ ফাইল সংরক্ষণ করুন এবং সবসময় অ্যাক্সেসযোগ্য রাখুন। তবে এখন নিরাপত্তা বজায় রাখতে অফিসগুলো তাদের নিজেদের ক্লাউড সার্ভারে ডকুমেন্ট রাখছেন। যেমন- হাজিরা অ্যাপটি ব্যবহার করলে আপনি সর্বোচ্চ নিরাপত্তা নিশ্চিত করে ডকুমেন্ট ক্লাউডে সংরক্ষণ করতে পারবেন।

৫. সময়মতো কর্মীদের ফিডব্যাক নিন

কর্মীদের থেকে ফিডব্যাক নিয়ে অফিস ম্যানেজমেন্ট আরও উন্নত করা সম্ভব। এইচআর টিমের মাধ্যমে অফিসের সকল টিমের কর্মীদের ফিডব্যাক নেয়ার ব্যবস্থা করুন। এটা আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে অনেক সাহায্য করবে।

৬. প্রাতিষ্ঠানিক নিয়মনীতি আপডেট রাখুন

নীতিমালা সময়মতো আপডেট করলে সমস্যার সম্মুখীন হতে হয় না। ক্লায়েন্ট এবং কর্মীদের ভুল করার সুযোগ যতো কম দেয়া যায় ততো ভালো! তাই আপডেট থাকুন। 

৭. রিপোর্টিং সহজ করুন

প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে অটোমেটেড রিপোর্ট তৈরি করার জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করুন। হাতে লেখা বা লেজার খাতায় লেখার ঝামেলাকে না বলুন। কারণ আপনি এসব করলেক্লান্ত হয়ে রিপোর্টিং করার আগ্রহ হারিয়ে ফেলবেন।

এছাড়া আরও কিছু পদক্ষেপ নিতে পারেন। যেমন- 

• কমিউনিকেশন শর্টকাট তৈরি করুন। ইমেইল টেমপ্লেট ও প্রি-রিটেন বা পূর্ব লিখিত মেসেজ ইত্যাদি ব্যবহার করুন।
• গুগল ক্যালেন্ডার বা মাইক্রোসফট আউটলুক ব্যবহার করে সময় ম্যানেজ করুন।
• ছোট ছোট কাজগুলো জুনিয়র সহকর্মীদের দিয়ে করান। এতে সে শিখবে এবং আপনার সময় বাঁচবে।

এডমিন অফিসারের কাজ করার জন্য টুলস ব্যবহার করতে হবে

আজকের দিনে প্রশাসনিক কর্মকর্তার কাজ ম্যানুয়ালি করা খুবই সময়সাপেক্ষ এবং ঝুঁকিপূর্ণ। তাই আধুনিক প্রতিষ্ঠানগুলো এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এবং এইচআর এডমিন টুলস ব্যবহার করে। এইসব টুলস ব্যবহার করে প্রশাসনিক কর্মকর্তার কাজ অনেক সহজ, সুশৃঙ্খল এবং দক্ষতার সাথে করা সম্ভব।

প্রশাসনিক কর্মকর্তার কাজ কি ? এই প্রশ্নের উত্তর খুঁজতে গিয়ে আমরা দেখলাম, একজন অ্যাডমিন অফিসার প্রতিষ্ঠান পরিচালনার এক অপরিহার্য অংশ। তার দায়িত্বে রয়েছে অফিস ব্যবস্থাপনা, কর্মী নিয়ন্ত্রণ এবং প্রশাসনিক কার্যক্রম সমন্বয়ের মতো মহাগুরুত্বপূর্ণ অনেক কাজ। আধুনিক যুগে এই কাজগুলোকে আরও সহজ এবং দ্রুত করতে হলে প্রয়োজন বিভিন্ন ডিজিটাল টুলসের সাহায্য। তাই দেরি না করে আপনার কাজকে সহজ করতে সাশ্রয়ী কিছু টুলস নির্বাচন করুন।

আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সহজ ও সাশ্রয়ী সমাধান- হাজিরা

হাজিরা দেশের সবচেয়ে সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলোর একটি। একটি অ্যাপ থেকেই আপনি পেতে পারেন কর্মী ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন সাপোর্ট। যেমন-

• দৈনিক হাজিরা
• কর্মী তথ্যভাণ্ডার
• কাজের শিফট প্লানিং
• রিপোর্ট
• পে-রোল ম্যানেজমেন্ট
• ডিজিটাল চুক্তিপত্র
• ডকুমেন্ট ভল্ট
• কাস্টম সেটিংস
• ফ্রি কাস্টমার সাপোর্ট

কেনো সাশ্রয়ী অ্যাপ বলছি সেটাও দেখে নেয়া যাক-  হাজিরা’র চারটি প্যাকেজ ও তাদের মূল্য–

০১. বেসিক প্যাকেজ- 

কোম্পানির সাইজ-  ০ থেকে ২০ জন

• ৳১,৫০০/ মাসিক
• ৳১৫,০০০/ বাৎসরিক

০২. স্ট্যান্ডার্ড প্যাকেজ- 

কোম্পানির সাইজ-  ২১ থেকে ৫০ জন

• ৳৩,০০০/ মাসিক
• ৳৩০,০০০/ বাৎসরিক

০৩. প্রিমিয়াম প্যাকেজ-  

কোম্পানির সাইজ-  ৫০ থেকে ৯৯ জন

• ৳৪,৫০০/ মাসিক
• ৳৪৫,০০০/ বাৎসরিক

০৪. এন্টারপ্রাইজ প্যাকেজ- 

কোম্পানির সাইজ-  ১০০+ জন

• আলোচনা সাপেক্ষে
• যোগাযোগ করুন- 
• ফোন: 01967391554
• ইমেইল: info@hazira.com

সহজ তিনটি ধাপে হাজিরা’তে যাত্রা শুরু করুন!

১ম ধাপ- হাজিরা’তে রেজিস্ট্রেশন বা সাইন আপ করুন: 

প্রথমেই কোম্পানির মালিক হিসেবে রেজিস্ট্রেশন করে হাজিরা’য় আপনার জার্নি শুরু করুন। রেজিস্ট্রেশনের পরেই আপনার ইনবক্সে একটি ভেরিফিকেশন মেইল যাবে, এটি দিয়ে আপনার ই-মেইলটি ভেরিফাই করতে হবে। 

(ভেরিফিকেশন মেইলটি আপনার ইনবক্সে না পাওয়া গেলে অনুগ্রহ করে স্প্যাম ফোল্ডারে চেক করুন।)

২য় ধাপ- আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন: 

ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হলে লগইন করুন। এবার আপনার কোম্পানি বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য দিয়ে হাজিরা’য় আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন।

৩য় ধাপ- হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন: 

এরপর আপনি হাজিরা’র ড্যাশবোর্ডটি দেখতে পাবেন। হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন সহজে এবং সাশ্রয়ী দামে! হাজিরা’র ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন, দুটোই আছে। 

ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন: আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কাজগুলো সম্পাদন করার জন্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে হবে।
হাজিরা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন

মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন: হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ আপনার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজগুলো পরিচালনা করা আরও সহজ করবে। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করতে ডাউনলোড করুন হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ- 

অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ

আইওএস অ্যাপ 

হাজিরা অ্যাপের সকল কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ডেমো ভিডিও দেখুন-
Demo of Hazira- Employee Management Application
৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল!

হাজিরা’য় আপনি চাইলেই প্রথম ৩০ দিন ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। তারপর প্রয়োজন মতো আপনার ব্যবসার জন্য প্যাকেজ নিয়ে ব্যবসায় সফলতা অর্জন করুন। তাহলে আর দেরি না করে চলে আসুন হাজিরা’য়!