আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি : যে টুলগুলো আপনাকে এগিয়ে রাখবে

আধুনিক কর্মক্ষেত্র শতভাগ পরিচালিত হচ্ছে প্রযুক্তির সহায়তায়!

আগে যেখানে অফিস পরিচালনায় কাগজ-কলম আর লেজারবুক ভরসা ছিল, এখন সেখানে রীতিমতো আধিপত্য করছে প্রযুক্তিনির্ভর সফটওয়্যার ও অ্যাপ। সময় বাঁচানো, খরচ কমানো, ডেটা বিশ্লেষণ এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত নেয়ার জন্যই প্রযুক্তির বিকল্প নেই। বর্তমান কর্মক্ষেত্রে নিচের প্রযুক্তি বিষয়ক পরিবর্তনগুলো লক্ষ্য করা যায়-

• ক্লাউড বেসড সল্যুশন: অফিস ফাইল ও ডেটা ক্লাউডে সংরক্ষণ করে যেকোনো জায়গা থেকে অ্যাক্সেস করার সুবিধা।
• রিমোট ওয়ার্কিং টুলস: জুম, গুগল মিট, স্ল্যাকের মতো টুল ব্যবহার করে দূরবর্তী দল বা রিমোট টিম একসাথে কাজ করছে।
• এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ: হাজিরা, ছুটি, পে-রোল, শিফট পরিকল্পনা ইত্যাদি এক প্ল্যাটফর্মে ব্যবস্থাপনা করার প্রবণতা বাড়ছে।
• Employee engagement software: কর্মীদের মধ্যে উৎসাহ ও অংশগ্রহণ বাড়ানোর জন্য মতামত বা ফিডব্যাক ও কমিউনিকেশন টুলসের ব্যবহার।

এই পরিবর্তনগুলো প্রমাণ করে যে, আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তির ব্যবহার ছাড়া টিকে থাকা কঠিন।

আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি : যে টুলগুলো আপনাকে এগিয়ে রাখবে

আপনার কোম্পানির প্রোডাক্টিভিটি ও কর্মীদের সম্পৃক্ততা বাড়াতে নিচের প্রযুক্তিগুলো বিশেষভাবে সাহায্য করতে পারে-

১. এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ (Employee Management Apps)

কোনো অফিসের সফলতা নির্ভর করে কর্মীদের দক্ষতার উপর। সেই দক্ষতা ব্যবস্থাপনার জন্য সবচেয়ে কার্যকর টুল হচ্ছে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ। এই ধরনের অ্যাপগুলো সাধারণত নিচের সুবিধাগুলো দেয়-

• কর্মীদের প্রতিদিনের হাজিরা রেকর্ড ও রিপোর্টিং
• ছুটির আবেদন ও অনুমোদন প্রক্রিয়া
• পে-রোল ও স্যালারি ম্যানেজমেন্ট
•  কাজের শিফট পরিকল্পনা ও সময়সূচী তৈরি
• দল ভিত্তিক টাস্ক ও কাজের অগ্রগতি ট্র্যাকিং
• একাধিক ব্র্যাঞ্চ ম্যানেজমেন্ট

বাংলাদেশে এমনই একটি কর্মী ব্যবস্থাপনা অ্যাপ হাজিরা (Hazira), যা আধুনিক অফিসের প্রয়োজন অনুযায়ী ডিজাইন করা হয়েছে। এটি ব্যবহার করে আপনি আপনার কর্মক্ষেত্রে সময় বাঁচাতে পারবেন এবং প্রশাসনিক জটিলতা কমাতে পারবেন। এটি নিঃসন্দেহে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ workforce management tools গুলোর একটি।

২. প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল (Project Management Tools) 

একাধিক প্রকল্প পরিচালনার ক্ষেত্রে সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জ হচ্ছে সময়মত কাজ শেষ করা। ট্রেলো (Trello), আসনা (Asana), মানডে ডট কম (Monday.com), ক্লিকআপ (ClickUp) এর মতো মর্ডান ওয়ার্কপ্লেস টুলস (modern workplace tools) ব্যবহার করে আপনি যা করবেন-

• কাজ বা টাস্ক অ্যাসাইন করতে পারবেন
• সময় নির্ধারণ করতে পারবেন
• কাজের অগ্রগতি রিয়েলটাইমে ট্র্যাক করতে পারবেন
• টিমের মধ্যে সমন্বয় বজায় রাখতে পারবেন

আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি এই জায়গায় বিশাল পরিবর্তন এনেছে, যেখানে ম্যানুয়াল রিপোর্টিং-এর বদলে একটি ড্যাশবোর্ডে সব এক্টিভিটি দেখা যায়।

৩. টিম ওয়ার্কের প্রাণ কমিউনিকেশন টুলস (Communication Tools) 

আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি অফিসের ভেতরের এবং বাহিরের কমিউনিকেশনকে করেছে আরও দ্রুত ও প্রফেশনাল। এজন্য ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে- স্ল্যাক (Slack), মাইক্রোসফট টিমস (Microsoft Teams), গুগল চ্যাট (Google Chat) ইত্যাদি। অফিসের প্রতিদিনের মিটিং, ফিডব্যাক শেয়ারিং, ফাইল ট্রান্সফার – সব কিছুই এখন সম্ভব নিমিষেই, কিছু ক্ষেত্রে এক ক্লিকেই!

এই ধরনের টুলগুলো ব্যবহার না করলে আপনি সময় নষ্ট করবেন এবং ভুল যোগাযোগের ঝুঁকিতে পড়বেন।

৪. কর্মীদের অংশগ্রহণ বাড়াতে Employee Engagement Software

একটি সফল প্রতিষ্ঠান গড়ে উঠে কর্মীদের মনোযোগ, অংশগ্রহণ ও আগ্রহের ভিত্তিতে। বিভিন্ন Employee engagement apps এই জায়গায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে।

এই টুলগুলোর সাহায্যে আপনি যা পাবেন-

• কর্মীদের থেকে ফিডব্যাক নিতে পারবেন
• ইনসেনটিভ  প্রোগ্রাম চালু করতে পারবেন
• উৎসাহ প্রদান করার জন্য রিওয়ার্ড পদ্ধতি চালু করতে পারবেন
• কর্মীদের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ বাড়াতে পারবেন

মনে রাখবেন, অফিসে কর্মীদের বেশি বেশি অংশগ্রহণ মানেই হলো কম টার্নওভার, বেশি প্রোডাক্টিভিটি।

৫. টাইম ট্র্যাকিং এবং প্রোডাক্টিভিটি টুলস (Time Tracking & Productivity Tools)

রেসকিউটাইম (RescueTime), ক্লকিফাই (Clockify), টুগল (Togg)l-এর মতো টুল দিয়ে কর্মীদের কাজের সময় ও কার্যকারিতা নির্ণয় করা যায়। এটি মালিক ও ম্যানেজারদের সিদ্ধান্ত গ্রহণে সাহায্য করে।

আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি এখানেও এক ধাপ এগিয়ে গেছে। এআইভিত্তিক অ্যানালিটিক্স রিপোর্ট দিয়ে এখন সহজে বোঝা যায়, কোন টিম মেম্বার কতটা সময় কোথায় ব্যয় করছেন।

৬. ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট টুলস (Digital Document Management Tools)

ডকুসাইন (DocuSign), ড্রপবক্স (Dropbox), গুগল ড্রাইভ (Google Drive) এবং হাজিরা (Hazira) অ্যাপের ডকুমেন্ট ভল্ট (Document Vault)-এর মতো টুলগুলো এখন বিজনেস ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনার ডিজিটাল সমাধান দিচ্ছে।

হাজিরা অ্যাপে ডকুমেন্ট ভল্ট থাকায় আপনি চাইলেই-

• কর্মীদের নিয়োগপত্র সংরক্ষণ করতে পারবেন
• লিভ অ্যাপ্লিকেশন ও অনুমোদন ফাইল রাখতে পারবেন
• যেকোন গুরুত্বপূর্ণ অফিস নথি সুরক্ষিত রাখতে পারবেন

এটি নিঃসন্দেহে আধুনিক অফিস ব্যবস্থাপনার অপরিহার্য অংশ হিসেবে পরিচিত হবে।

৭. কাজের গতি বাড়াতে অটোমেশন টুলস (Automation Tools)

জ্যাপের (Zapier), মেক (Make Integromat), মাইক্রোসফট পাওয়ার অটোমেট (Microsoft Power Automate) ইত্যাদি টুল আপনার রুটিন কাজগুলো স্বয়ংক্রিয় করে দেয়। ফলে আপনার অফিসের টিমগুলো আর সময় নষ্ট না করে নতুন নতুন ক্রিয়েটিভ কাজের দিকে মনোযোগ দিতে পারে।

যেমন- ছুটির অ্যাপ্লিকেশন অটো-অ্যাপ্রুভ, রিপোর্ট অটো-জেনারেট, ইমেইল রিমাইন্ডার ইত্যাদি। এগুলো আধুনিক কর্মক্ষেত্রকে আরও স্মার্ট করবে।

৮. পারফরমেন্স রিভিউ সিস্টেম (Performance Review Systems)

ট্র্যাকস্টার (Trakstar), ল্যাটটিস (Lattice), বা হাজিরা (Hazira)-এর মত অ্যাপে পারফরম্যান্স মূল্যায়ন করা যায় অনেক সহজে। কেপিআই (KPI) সেট করা, মাসিক বা ত্রৈমাসিক রিভিউ, ফিডব্যাক, ৩৬০ ডিগ্রি অ্যাসেসমেন্ট, সব কিছুই হয় ডিজিটাল পদ্ধতিতে। এটি কর্মীদের উন্নতির পথে এগিয়ে দেয় এবং নেতৃত্ব গঠনে সাহায্য করে।

শুরু করুন এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ ব্যবহারের মধ্য দিয়ে!

উপরের সবকিছু শুরুর প্রথম ধাপ হলো, একটি ভালো এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ ব্যবহার করা। কারণ এটিই আপনার অফিসের  ডিজিটালাইজেশনের ভিত্তি গড়ে দেবে।

যেমন: হাজিরা অ্যাপ দিয়ে আপনি যা করতে পারেন-

• রিয়েলটাইম হাজিরা রেকর্ড
• ছুটির আবেদন ও অনুমোদন
• কর্মীদের ইনফরমেশন স্টোর
• শিফট পরিকল্পনা ও সমন্বয়
• ডকুমেন্ট ভল্টে নথি সংরক্ষণ
• পেরোল ম্যানেজমেন্ট

এক কথায়, এটি আপনার অফিসের সব প্রয়োজনের সমাধান দেয়ার চেষ্টা করবে। এরকম একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করেই আপনি আধুনিক অফিসের পথে এগিয়ে যেতে পারেন।

আধুনিক কর্মক্ষেত্রে প্রযুক্তি এখন শুধু বিলাসিতা নয়, বরং প্রয়োজন। সঠিক টুল ব্যবহার না করলে আপনি প্রতিযোগিতায় পিছিয়ে পড়বেন। যারা এখন থেকেই হাজিরা’র মতো আধুনিক সমাধান বেছে নিচ্ছেন, তারা ভবিষ্যতের ওয়ার্ককালচার বা কর্মসংস্কৃতির জন্য প্রস্তুত। আপনি কী প্রস্তুত?

আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সহজ ও সাশ্রয়ী সমাধান- হাজিরা

হাজিরা দেশের সবচেয়ে সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলোর একটি। একটি অ্যাপ থেকেই আপনি পেতে পারেন কর্মী ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন সাপোর্ট। যেমন-

• দৈনিক হাজিরা
• কর্মী তথ্যভাণ্ডার
• কাজের শিফট প্লানিং
• রিপোর্ট
• পে-রোল ম্যানেজমেন্ট
• ডিজিটাল চুক্তিপত্র
• ডকুমেন্ট ভল্ট
• কাস্টম সেটিংস
• ফ্রি কাস্টমার সাপোর্ট

কেনো সাশ্রয়ী অ্যাপ বলছি সেটাও দেখে নেয়া যাক-  হাজিরা’র চারটি প্যাকেজ ও তাদের মূল্য–

০১. বেসিক প্যাকেজ- 

কোম্পানির সাইজ-  ০ থেকে ২০ জন

• ৳১,৫০০/ মাসিক
• ৳১৫,০০০/ বাৎসরিক

০২. স্ট্যান্ডার্ড প্যাকেজ- 

কোম্পানির সাইজ-  ২১ থেকে ৫০ জন

• ৳৩,০০০/ মাসিক
• ৳৩০,০০০/ বাৎসরিক

০৩. প্রিমিয়াম প্যাকেজ-  

কোম্পানির সাইজ-  ৫০ থেকে ৯৯ জন

• ৳৪,৫০০/ মাসিক
• ৳৪৫,০০০/ বাৎসরিক

০৪. এন্টারপ্রাইজ প্যাকেজ- 

কোম্পানির সাইজ-  ১০০+ জন

• আলোচনা সাপেক্ষে
• যোগাযোগ করুন- 
• ফোন: 01967391554
• ইমেইল: info@hazira.com

সহজ তিনটি ধাপে হাজিরা’তে যাত্রা শুরু করুন!

১ম ধাপ- হাজিরা’তে রেজিস্ট্রেশন বা সাইন আপ করুন: 

প্রথমেই কোম্পানির মালিক হিসেবে রেজিস্ট্রেশন করে হাজিরা’য় আপনার জার্নি শুরু করুন। রেজিস্ট্রেশনের পরেই আপনার ইনবক্সে একটি ভেরিফিকেশন মেইল যাবে, এটি দিয়ে আপনার ই-মেইলটি ভেরিফাই করতে হবে। 

(ভেরিফিকেশন মেইলটি আপনার ইনবক্সে না পাওয়া গেলে অনুগ্রহ করে স্প্যাম ফোল্ডারে চেক করুন।)

২য় ধাপ- আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন: 

ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হলে লগইন করুন। এবার আপনার কোম্পানি বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য দিয়ে হাজিরা’য় আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন।

৩য় ধাপ- হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন: 

এরপর আপনি হাজিরা’র ড্যাশবোর্ডটি দেখতে পাবেন। হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন সহজে এবং সাশ্রয়ী দামে! হাজিরা’র ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন, দুটোই আছে। 

ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন: আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কাজগুলো সম্পাদন করার জন্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে হবে।
হাজিরা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন

মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন: হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ আপনার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজগুলো পরিচালনা করা আরও সহজ করবে। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করতে ডাউনলোড করুন হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ- 

অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ

আইওএস অ্যাপ 

হাজিরা অ্যাপের সকল কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ডেমো ভিডিও দেখুন-
Demo of Hazira- Employee Management Application
৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল!

হাজিরা’য় আপনি চাইলেই প্রথম ৩০ দিন ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। তারপর প্রয়োজন মতো আপনার ব্যবসার জন্য প্যাকেজ নিয়ে ব্যবসায় সফলতা অর্জন করুন। তাহলে আর দেরি না করে চলে আসুন হাজিরা’য়!